Come si organizza una operazione a premi?

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Le operazioni a premio sono iniziative premiali nelle quali i premi sono assegnati a tutti coloro che acquistano il prodotto o il servizio oggetto della promozione.

A seconda che il premio sia consegnato al partecipante all’atto di acquisto o in un momento successivo avremo due tipologie di operazioni a premio:

  1. operazione a premio con consegna immediata del premio (denominata anche operazione a premi semplice);
  2. operazione a premio con consegna non immediata del premio.

Nell’articolo di oggi approfondiremo l’organizzazione delle operazioni a premio con consegna immediata del premio rivolta ai consumatori finali. Le operazioni a premio possono però essere indirizzate anche a categorie di destinatari differenti quali ad esempio gli agenti di vendita.

Gli adempimenti burocratici richiesti per l’organizzazione di una operazione a premi con consegna immediata del premio sono gli stessi per tutte le tipologie di destinatario mentre gli adempimenti fiscali variano a seconda dei soggetti a cui l’iniziativa premiale si rivolge.

Cosa sono le operazioni a premi con consegna immediata del premio?

Per comprendere al meglio la differenza tra le due operazioni a premio riporto un esempio semplice: quello dell’etto di prosciutto e del piatto di ceramica.

Immaginate di andare al negozio e di recarvi al banco della gastronomia, acquistate un etto di prosciutto e vi consegnano subito un piatto di ceramica. Questa è un’operazione con consegna immediata del premio.

L’esempio di operazione a premio riportato è una iniziativa tradizionale ma la meccanica di partecipazione illustrata è la medesima anche per gli acquisti effettuati online sui siti di e-commerce.

Le operazioni a premio con consegna immediata del premio: la cauzione va versata?

La distinzione tra operazioni a premi semplici e operazioni a premio con consegna non immediata del premio è necessaria per valutare se il promotore sarà obbligato a versare una cauzione a garanzia dei premi promessi.

Nelle operazioni a premio con consegna immediata del premio non è richiesto il versamento di alcuna cauzione mentre le operazioni a premi con consegna non immediata del premio prevedono il versamento di una cauzione pari al 20% del montepremi netto stimato.

Quali sono i documenti necessari per una operazione a premi semplice?

Per l’organizzazione di una operazione a premio con consegna immediata del premio il promotore dovrà predisporre un numero minore di documenti rispetto alle altre tipologie di manifestazioni a premio.

I documenti richiesti non devono essere inoltrati al Ministero dello Sviluppo Economico (MiSE) ma conservati presso la sede del promotore o del soggetto delegato.

I documenti da predisporre sono i seguenti:

  1. Regolamento dell’iniziativa autocertificato.

Il regolamento contenente tutte le informazioni obbligatorie richieste dalla normativa dovrà essere autocertificato e conservato presso la sede del promotore, o del soggetto delegato, per tutta la durata della manifestazione e per i 12 mesi successivi alla sua chiusura.

  1. Perizia del sistema di partecipazione.

Qualora l’iniziativa preveda la partecipazione online bisognerà provvedere alla redazione di una perizia del sistema che certifichi che questo non sia manomettibile e che il server che gestisce i dati di partecipazione sia allocato su territorio italiano.

Cos’è l’autocertificazione del regolamento nelle operazioni a premio?

L’art. 10 del DPR 430/2001 recita:

I soggetti che intendono svolgere una operazione a premio redigono un apposito regolamento,

autocertificato con dichiarazione sostitutiva di atto notorio resa dal rappresentante legale della ditta

promotrice, che è conservato presso la sede di quest’ultima per tutta la durata della manifestazione e

per i dodici mesi successivi alla sua conclusione.

Il regolamento dovrà essere redatto sotto forma di dichiarazione sostitutiva di atto notorio e la firma apposta dal soggetto promotore, o dal soggetto delegato, dovrà essere autenticata per accertare la data di redazione dell’atto stesso.

Quali sono le scadenze e tempi di lavorazione per una operazione a premi semplice?

L’organizzazione di una operazione a premi semplice richiede adempimenti snelli e tempistiche di lavorazione ridotte rispetto a quelle previste per l’organizzazione di un concorso a premi.

Le tempistiche sono le seguenti:

  1. Scadenza burocratica.

Il DPR 430/2001 stabilisce che entro il giorno prima dalla data di inizio dell’operazione a premi il regolamento dovrà essere autocertificato.

Con data di inizio dell’operazione a premio si intende il primo giorno in cui l’operazione è comunicata ai destinatari (pubblicità).

Spesso la data di partecipazione (ossia quando i concorrenti cominciano effettivamente a partecipare) e quella di pubblicità coincidono ma se quest’ultima fosse effettuata prima della data di partecipazione, la scadenza sarebbe da calcolare dal primo giorno di pubblicità.

  1. Stesura del regolamento.

I giorni di lavorazione per la stesura di un regolamento sono variabili ma tenendo conto che il documento andrà autocertificato, possiamo indicativamente fissarli a 10 giorni.

Considerando quanto illustrato, possiamo affermare che per l’organizzazione di una operazione a premio semplice bisognerà cominciare a lavorare all’iniziativa almeno 2 settimane prima della data di inizio dell’operazione (o di pubblicità se sarà effettuata prima).

Qualora fosse previsto un sistema di partecipazione online, bisognerà valutare anche i tempi relativi allo sviluppo di quest’ultimo.

Quanto costa la gestione di una operazione a premi con consegna immediata del premio?

I costi per la gestione di un’operazione a premi sono riconducibili a:

  1. Consulenza burocratica.

Il costo per la consulenza burocratica è il costo per la/il consulente, l’agenzia o l’avvocata/o che si occuperà della fattibilità dell’iniziativa e della stesura del regolamento.

  1. Autentica di firma.

Sono i costi strettamente connessi all’autentica della firma per autocertificare il regolamento dell’operazione a premi.

Oltre ai suddetti costi che sono legati alla parte burocratica dell’operazione a premi, bisognerà prevedere i costi legati alla parte operativa come possono essere quelli relativi all’eventuale sviluppo del sistema di partecipazione, la gestione dei vincitori e i costi relativi all’acquisto dei premi e alla loro spedizione.

Operazioni a premi e la partecipazione online

In ossequio al principio di territorialità qualora la partecipazione avvenga online, il server che gestisce i dati di partecipazione dovrà essere allocato su territorio italiano.

Qualora il server sia allocato all’estero, i dati dovranno essere mirrorati su un server in territorio italiano.

Il soggetto promotore dovrà predisporre e conservare la perizia del sistema che attesti che questo non sia manomettibile e che il server che registra i dati di partecipazione è allocato in territorio italiano. La perizia dovrà essere inviata al MiSE solo se richiesta in caso di controllo.

Quali sono gli adempimenti fiscali nelle operazioni a premio con consegna immediata del premio?

Gli adempimenti fiscali previsti per lo svolgimento di una operazione a premi con consegna immediata del premio destinata ai consumatori finali sono riconducibili esclusivamente all’indetraibilità dell’IVA sulle fatture di acquisto dei premi o al versamento dell’imposta sostitutiva per tutti quei premi sui quali non grava l’IVA.

Le operazioni a premio rivolte ai consumatori finali non prevedono il versamento dell’IRPEF.

In caso di operazioni a premio destinate a soggetti differenti dai consumatori finali, si rimanda all’articolo dedicato per approfondire quali siano gli adempimenti fiscali nelle operazioni a premi.

Conclusioni

Nonostante l’organizzazione di una operazione a premi preveda adempimenti burocratici più semplici rispetto ad altre manifestazioni a premi, la mancanza di questi o il non rispetto delle scadenze fissate dalla normativa espone il promotore alle relative sanzioni. Se per la prossima manifestazione doveste avere bisogno di supporto per l’organizzazione della vostra operazione a premi contattatemi.

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