Come si organizza un concorso Instant Win?

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I concorsi Instant Win sono concorsi a premio nei quali i premi in palio sono assegnati ai vincitori in maniera casuale da un sistema informatico.

I concorsi Instant Win (concorsi IW) sono manifestazioni a premio pertanto sono soggetti alla normativa di riferimento (DPR 430/2001) e a tutti gli adempimenti burocratici e fiscali richiesti per i concorsi a premio.

Nell’articolo di oggi approfondiremo ogni aspetto dei concorsi Instant Win, i documenti da predisporre per l’avvio del concorso e scopriremo l’iter burocratico richiesto a seconda della tipologia di Instant Win.

Che cos’è un concorso Instant Win?

I concorsi IW sono concorsi a premio nei quali i premi sono assegnati da un sistema informatico; il sistema è programmato in modo da estrarre:

  1. Un numero predefinito di premi.
  2. In maniera casuale/randomica.
  3. In un arco di tempo prestabilito.

La modalità di partecipazione al concorso Instant Win è individuata dal promotore e può configurarsi come:

  1. Concorso Instant Win senza acquisto di prodotti o servizi.
    Per la partecipazione sono richiesti solo i dati anagrafici dei partecipanti.
  2. Concorso Instant Win con obbligo di acquisto di un prodotto o servizio promozionato.
    In questo caso sarà richiesto al partecipante il caricamento della foto dello scontino di acquisto o l’inserimento dei dati di quest’ultimo.
  3. Concorso Instant Win fotografico o con altro contributo.
    Per partecipare è richiesto all’utente il caricamento di un contenuto fotografico, video o di testo ma, a differenza dei concorsi con giuria, l’assegnazione avviene sempre in maniera casuale e non per l’abilità del partecipante.
  4. Concorso Instant Win con codice di partecipazione.
    Il codice di gioco può essere consegnato ai partecipanti attraverso diverse modalità, ad esempio può essere contenuto o stampato all’interno della confezione del prodotto promozionato oppure nascosto sotto una patina argentata da grattare su di una cartolina di partecipazione.

Come si assegnano i premi in Instant Win?

Nei concorsi IW i premi possono essere assegnati come segue:

  1. In maniera randomica su tutto il periodo di partecipazione.
  2. Suddividendo il periodo di partecipazione in più finestre e prevedendo la quantità di premi che il sistema deve assegnare in ogni sessione di partecipazione.

Al termine del periodo inoltre è possibile prevedere l’estrazione di un premio finale da assegnarsi tra tutti coloro che hanno partecipato.

Cosa succede ai premi avanzati dall’assegnazione Instant Win?

Al termine del periodo di partecipazione il sistema IW potrebbe non aver assegnato tutti i premi previsti, ad esempio per una scarsa partecipazione al concorso, e avremo dunque i cosiddetti premi non assegnati dal sistema o premi avanzati.

In merito alla destinazione dei premi avanzati il promotore ha le seguenti opzioni:

  1. Devolvere i premi alla ONLUS designata sul regolamento;
  2. Rimettere i premi in estrazione (riassegnazione dei premi avanzati) tra coloro che hanno partecipato al concorso.

Quali sono i documenti da predisporre per un concorso Instant Win?

Per organizzare un concorso a premio IW bisogna predisporre i seguenti documenti da inoltrare con la pratica di avvio del concorso (Modulo CO1) al Ministero dello Sviluppo Economico (MiSE):

  1. Regolamento dell’iniziativa.
    Il regolamento deve contenere tutte le informazioni stabilite dalla normativa, inoltre per i concorsi Instant Win è necessario precisare:

    • La quantità di premi da assegnare su tutto il periodo di partecipazione.
    • Qualora fossero previste più sessioni di partecipazione, la quantità di premi da assegnare per ogni finestra di partecipazione.
    • La destinazione di eventuali premi non assegnati dal sistema.
    • Eventuale presenza dell’estrazione di un premio finale.
  2. Cauzione.
    La cauzione essere prestata tramite:

  3. Perizia del software di assegnazione dei premi Instant Win.
    La perizia del software di estrazione IW è il documento che illustra il funzionamento del sistema di assegnazione dei premi.
  4. Perizia del software di estrazione finale.
    La perizia del software di estrazione finale è il documento che illustra il funzionamento del sistema di estrazione qualora sia prevista la riassegnazione dei premi avanzati o un’estrazione finale.

Si rimanda all’articolo dedicato per approfondire quale sia la cauzione migliore per la vostra iniziativa a premi.

Il server di un concorso Instant Win deve essere in Italia?

A differenza della fase di partecipazione dei concorso a premi che può avvenire su server allocati all’estero con sistema di mirroring, l’assegnazione dei premi attraverso un software Instant Win  deve necessariamente avvenire su un server allocato in Italia.

La perizia del sistema di assegnazione dei premi IW deve illustrare il funzionamento del sistema ma anche garantire l’allocazione del server su territorio italiano.

Si rimanda all’articolo dedicato alla redazione della perizia per approfondire come predisporre il documento.

Qual è l’iter burocratico di un concorso Instant Win?

I concorsi a premio Instant Win non richiedono la presenza di un funzionario camerale o di un notaio nella fase di assegnazione dei premi ma, a seconda che il regolamento del concorso preveda la riassegnazione dei premi avanzati o meno, avremo due iter burocratici differenti.

L’iter burocratico dei concorsi instant win semplici

I concorsi IW che non prevedono un’estrazione finale o la riassegnazione dei premi avanzati possiamo definirli “concorsi IW semplici”, l’iter burocratico previsto per questa modalità di concorso Instant Win è il seguente:

  1. Predisposizione documenti.
    Il promotore deve predisporre tutti i documenti previsti dalla normativa.
  2. Invio del CO1 del concorso.
    15 giorni prima dalla data di inizio del concorso i documenti predisposti devono essere allegati al CO1 del concorso e inviati al Ministero dello Sviluppo Economico (MiSE).
  3. Periodo di svolgimento e assegnazione dei premi.
    In questo periodo i partecipanti prendono parte al concorso IW secondo le modalità previste dal regolamento e il sistema assegna in maniera randomica i premi in palio.
  4. Verifica e consegna premi.
    La fase di verifica delle vincite e la successiva consegna dei premi può avvenire:

    • Durante il periodo di svolgimento dell’iniziativa.
    • Una volta terminato il periodo di partecipazione.
  5. Devoluzione premi alla ONLUS.
    Eventuali premi non richiesti o non assegnati devono essere devoluti alla ONLUS indicata sul regolamento.
  6. Verbale di assegnazione e di chiusura.
    Il verbale di assegnazione dei premi deve essere effettuato dinanzi un funzionario nominato dalla CCIAA di competenza o di un notaio.
    Con il verbale di assegnazione si formalizzano le vincite dei premi assegnati dal sistema  IW.
    Nella medesima verbalizzazione si effettua inoltre la chiusura del concorso durante il quale si esibiscono i documenti che comprovano la consegna dei premi ai vincitori e la consegna di eventuali premi alla ONLUS.
  7. Invio CO2 del concorso.
    Effettuato il verbale di assegnazione/chiusura del concorso questo deve essere allegato alla comunicazione di chiusura del concorso a premi (CO2) e inviato al MiSE.

L’iter burocratico dei concorsi IW con riassegnazione dei premi avanzati e/o estrazione finale

I concorsi Instant Win che prevedono l’estrazione di un premio finale o la riassegnazione dei premi avanzati seguono il seguente iter burocratico:

  1. Predisposizione documenti.
    Il promotore deve predisporre tutti i documenti previsti dalla normativa.
  2. Invio del CO1 del concorso.
    15 giorni prima dalla data di inizio del concorso i documenti predisposti devono essere allegati al CO1 del concorso e inviati al MiSE.
  3. Periodo di svolgimento e assegnazione dei premi.
    In questo periodo i partecipanti prendono parte al concorso secondo le modalità indicate sul regolamento e il sistema assegna in maniera randomica i premi previsti.
  4. Verifica e consegna premi.
    La fase di verifica delle vincite e la successiva consegna dei premi può avvenire:

    • Durante il periodo di svolgimento dell’iniziativa.
    • Una volta terminato il periodo di partecipazione all’IW.
  5. Verbale di assegnazione.
    Il verbale di assegnazione dei premi deve essere effettuato dinanzi un funzionario nominato dalla CCIAA di competenza o di un notaio.
    Con il verbale di assegnazione si formalizzano le vincite dei premi assegnati dal sistema  IW.
    Nella medesima verbalizzazione si effettua anche l’assegnazione di eventuali premi non assegnati dal sistema o, qualora fosse prevista, l’estrazione del premio finale.
  6. Verifica e consegna dei premi.
    Effettuato il verbale si assegnazione dei premi avanzati o l’estrazione del premio finale si procede alla verifica delle vincite e alla consegna dei premi.
  7. Devoluzione premi alla ONLUS.
    Eventuali premi non richiesti o non assegnati devono essere devoluti alla ONLUS indicata sul regolamento.
  8. Verbale di chiusura.
    Una volta consegnati tutti i premi ai vincitori e alla ONLUS, si procede con il verbale di chiusura da effettuarsi dinanzi ad un funzionario nominato dalla CCIAA di competenza o ad un notaio.
    Durante il verbale si chiusura del concorso Instant Win si esibiscono i documenti che comprovano la consegna dei premi.
  9. Invio CO2 del concorso.
    Effettuato il verbale di chiusura del concorso questo deve essere allegato alla comunicazione di chiusura del concorso a premi (CO2) inviata al MiSE.

Conclusioni

L’organizzazione di un concorso a premi Instant Win prevede adempimenti precisi e scadenze stabilite dalla normativa vigente, la mancanza di questi requisiti espone il promotore alle relative sanzioni pertanto è bene affidarsi sempre a professionisti del settore. Se desiderate supporto per l’organizzazione del vostro prossimo concorso IW, contattatemi.

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