Come si organizza un concorso ad estrazione finale?

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I concorsi ad estrazione finale sono iniziative premiali nelle quali i premi sono assegnati, al termine del periodo di svolgimento dell’iniziativa, in maniera casuale tra tutti coloro che hanno partecipato.

Nell’articolo di oggi approfondiremo ogni aspetto dei concorsi ad estrazione finale, i documenti da predisporre per l’avvio del concorso e scopriremo l’iter burocratico richiesto.

Si rimanda all’articolo dedicato ai concorsi a premio per approfondire invece gli aspetti fiscali e i costi previsti per l’organizzazione di un concorsi a premi ad estrazione finale.

Che cos’è un concorso ad estrazione finale?

I concorsi ad estrazione finale sono manifestazioni nelle quali i premi in palio sono assegnati in maniera casuale, al termine del periodo di partecipazione, tra tutti coloro che hanno preso parte correttamente all’iniziativa.

Possiamo distinguere tra:

  1. Concorsi ad estrazione finale manuale.
  2. Concorsi ad estrazione finale con sistema informatico.

Quali sono i concorsi ad estrazione finale manuale?

I concorsi ad estrazione manuale prevedono, nella maggior parte dei casi, una partecipazione “offline”. Un concorso ad estrazione manuale può essere, ad esempio, un’iniziativa nella quale per la partecipazione è richiesta la compilazione di una cartolina da inserire in un’urna.

Nei concorsi ad estrazione finale manuale i vincitori sono estratti manualmente da una persona fisica durante il verbale di assegnazione da effettuarsi dinanzi ad un funzionario della CCIAA competente per territorio o ad un notaio.

Quali sono i concorsi ad estrazione finale con sistema informatico?

Nei concorsi a premi ad estrazione finale con sistema informatico i premi sono assegnati da un sistema informatico in maniera randomica.

Il sistema sviluppato per l’estrazione randomica deve garantire:

  • La casualità nell’assegnazione dei premi.
  • La non manomettibilità.

Per questa tipologia di estrazione il promotore è tenuto a predisporre una perizia da inviare al Ministero dello Sviluppo Economico (MiSE). Si rimanda all’articolo dedicato alla redazione della perizia per approfondire come predisporre il documento.

I concorsi ad estrazione finale con sistema informatico: l’allocazione del server

Al fine di rispettare il principio di territorialità previsto dal DPR 430/2001, la perizia del sistema di estrazione dei premi oltre ad illustrare il funzionamento del sistema di estrazione deve anche garantire l’allocazione del server su territorio italiano.

La FAQ n. 6 disponibile sul sito del Ministero dello Sviluppo Economico chiarisce che:

  • La fase di partecipazione al concorso a premi può avvenire su un server allocato all’estero ma deve essere previsto un sistema di mirroring che replichi in tempo reale i dati salvati su server estero su un server allocato in territorio italiano.
  • La fase di assegnazione dei premi attraverso un sistema informatico deve necessariamente avvenire su un server allocato in Italia.

La meccanica di partecipazione nei concorsi ad estrazione finale

La meccanica di partecipazione di un concorso a premi è stabilita dal promotore ed è definita dal regolamento dell’iniziativa, qui di seguito illustro alcuni aspetti che possono caratterizzare la meccanica di partecipazione di un concorso a premi ad estrazione finale:

  • Per la partecipazione è necessario l’acquisto di un prodotto.
    In questo caso per la partecipazione è richiesta l’esibizione o l’invio dei dati dello scontrino di acquisto o di altro documento che comprovi l’acquisto del prodotto o servizio promozionato.
  • Per la partecipazione è richiesto il caricamento di un contributo fotografico/video/testo.
    Per questa tipologia di meccanica è richiesto l’invio o il caricamento di un contributo in linea con la tematica del concorso. A differenza dei concorsi con giuria il premio non è assegnato in base al merito ma in modo casuale tra tutti i partecipanti.
  • Per la partecipazione è richiesto il superamento di un quiz e in questo caso partecipano all’estrazione finale solo coloro che hanno risposto correttamente.

Si ricorda infine che il concorso può essere suddiviso in più sessioni di partecipazione. In questo caso sono previsti premi ad estrazione, attraverso sistemi informatici o manuale, per ogni sessione di partecipazione.

L’estrazione finale può essere combinata con altre tipologie di concorsi a premi?

L’estrazione finale dei premi può essere utilizzata in combinazione con altre tipologie di concorso, ad esempio:

  • Nei concorsi a premi Instant Win (IW) può essere prevista un’estrazione finale al termine del periodo per assegnare ulteriori premi tra tutti coloro che hanno partecipato o per riassegnare i premi avanzati dall’estrazione IW.
  • Nei concorsi Rush & Win invece l’estrazione finale è obbligatoria. L’estrazione finale è da effettuarsi tra tutti coloro che hanno partecipato e non sono arrivati primi.

In generale, per ogni tipologia di concorso può essere prevista un’estrazione finale per l’assegnazione di premi di consolazione tra coloro che hanno partecipato ma non hanno vinto nulla, quindi possiamo prevedere un’estrazione finale anche nei concorsi con giuria o nei concorsi a quiz.

L’estrazione finale può essere prevista nelle operazioni a premio?

L’estrazione finale tra tutti coloro che hanno partecipato ad una operazione a premio che prevede dunque la consegna di premi a tutti coloro che hanno acquistato (o venduto) un determinato prodotto o servizio è possibile.

La normativa in vigore identifica questa tipologia di iniziativa premiale come concorso a premi misto.

Quali sono i documenti da predisporre per un concorso ad estrazione finale?

Per organizzare un concorso a premio ad estrazione finale bisogna predisporre i seguenti documenti da inoltrare con la pratica di avvio del concorso (Modulo CO1) al Ministero dello Sviluppo Economico:

Si rimanda all’articolo dedicato per approfondire quale sia la cauzione migliore per la vostra iniziativa a premi.

  • Perizia del software di assegnazione dei premi o altre dichiarazioni sostitutive di atto notorio in base alla meccanica prescelta.

Qual è l’iter burocratico di un concorso ad estrazione finale?

I concorsi a premio ad estrazione finale richiedono la presenza di un funzionario della CCIAA competente per territorio o di un notaio nella fase di assegnazione dei premi, l’iter burocratico che si delinea è il seguente:

  1. Predisposizione documenti.
    Il promotore deve predisporre tutti i documenti previsti dalla normativa.
  2. Invio del CO1 del concorso.
    15 giorni prima dalla data di inizio del concorso i documenti predisposti devono essere allegati al CO1 del concorso e inviati al MiSE.
  3. Periodo di svolgimento.
    In questo periodo i partecipanti prendono parte al concorso secondo le modalità indicate sul regolamento.
  4. Verbale di assegnazione.
    Al termine del periodo di svolgimento si effettua il verbale di assegnazione dei premi che deve essere svolto dinanzi ad un funzionario nominato dalla CCIAA di competenza o ad un notaio.
    Con il verbale di assegnazione si assegnano i premi secondo la modalità prevista sul regolamento dell’iniziativa.
  5. Contatto dei vincitori, verifica e consegna dei premi.
    Effettuato il verbale di assegnazione dei premi si procede al contatto dei vincitori, alla verifica delle vincite e alla consegna dei premi.
  6. Devoluzione premi alla ONLUS.
    Eventuali premi non richiesti o non assegnati devono essere devoluti alla ONLUS indicata sul regolamento.
  7. Verbale di chiusura.
    Una volta consegnati tutti i premi ai vincitori ed eventualmente alla ONLUS, si procede con il verbale di chiusura da effettuarsi dinanzi ad un funzionario nominato dalla CCIAA di competenza o ad un notaio.
    Durante il verbale si chiusura del concorso si esibiscono i documenti che comprovano la consegna dei premi.
  8. Invio CO2 del concorso.
    Effettuato il verbale di chiusura del concorso questo deve essere allegato alla comunicazione di chiusura del concorso a premi (CO2) inviata al MiSE.

Conclusioni

L’avvio e lo svolgimento di un concorso a premi ad estrazione finale richiede adempimenti e scadenze stabilite dalla normativa vigente, la mancanza di questi requisiti espone il promotore alle relative sanzioni pertanto è bene affidarsi sempre a professionisti del settore.

 

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