Come si organizza un concorso a premi?

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I concorsi a premio sono iniziative pubblicitarie nelle quali i premi in palio sono assegnati ai vincitori in base alla sorte, all’alea o all’abilità dei partecipanti.

A seconda della modalità di attribuzione delle vincite possiamo distinguere tra concorsi di sorte, quali i concorsi ad estrazione finale, i concorsi Instant Win o i concorsi Gratta & Vinci e concorsi di abilità, come i concorsi Rush & Win, i concorsi con valutazione di una giuria o i concorsi a quiz.

A prescindere dalla tipologia di concorso alla quale l’iniziativa appartiene, per la realizzazione di un concorso a premi bisognerà seguire un preciso iter burocratico.
In questo articolo illustrerò tutti gli aspetti da considerare prima di avviare il vostro concorso a premi.

Quali sono i documenti necessari per un concorso a premi?

Per organizzare un concorso a premio il promotore, o il soggetto delegato, dovranno predisporre alcuni documenti da inoltrare con la pratica di avvio del concorso (Modulo CO1) al Ministero dello Sviluppo Economico (MiSE) attraverso il sistema PremaOnline.

I documenti sono i seguenti:

  1. Regolamento dell’iniziativa

Il regolamento dovrà contenere tutte le informazioni obbligatorie richieste dalle normative.

  1. Cauzione

La cauzione ha lo scopo di garantire il montepremi in palio; deve coprire il 100% del valore del montepremi in palio al netto dell’Iva (o dell’imposta sostitutiva dovuta).

Può essere prestata tramite:

Si rimanda all’articolo dedicato per approfondire quale sia la tipologia di cauzione più indicata per la vostra iniziativa a premi.

  1. Dichiarazioni sostitutive di atto notorio

A seconda della meccanica concorsuale il promotore dovrà predisporre uno o più dei seguenti documenti.

    • Perizia del software di assegnazione dei premi Instant Win: qualora il concorso sia strutturato su una meccanica Instant Win.
    • Dichiarazione di mescolamento tra i titoli vincenti e non vincenti: qualora l’assegnazione dei premi avvenga attraverso il sistema di rinvenimento immediato della vincita mediante abrasione, cancellatura, strappo, etc. sul titolo di partecipazione (c.d. “Strappa & Vinci”, “Gratta & Vinci”, “Cancella & Vinci”).
    • Perizia del software di estrazione: qualora il concorso preveda l’assegnazione dei premi attraverso un’estrazione finale.
    • Perizia del sistema di partecipazione: qualora il concorso sia online e preveda la partecipazione attraverso un sito web o un’applicazione.

Si rimanda all’articolo dedicato per approfondire come si predispone la perizia del sistema di partecipazione o di assegnazione dei premi.

Che cosa sono i Moduli CO1 e CO2?

Il CO1 del concorso è la pratica di avvio del concorso ed è composto da un insieme di moduli da compilare; le informazioni richieste sono quelle relative al concorso a premi come i dati del soggetto promotore, la tipologia e il valore dei premi in palio, i dati della cauzione e così via.

Il CO2 del concorso invece è la pratica di chiusura del concorso: le informazioni richieste in questo caso sono quelle relative alla consegna dei premi come la quantità di premi consegnati ai vincitori e la quantità di premi consegnati eventualmente alla ONLUS.

Con il CO2 del concorso a premi l’unico documento da allegare è il verbale di chiusura dell’iniziativa firmato digitalmente.

Quali sono le scadenze e i tempi di lavorazione per un concorso a premi?

Le scadenze e le tempistiche sono uno degli aspetti più importanti per stabilire il flusso di lavoro. Bisogna ricordare che la normativa ha fissato una scadenza per l’invio del CO1 del concorso e per quella data tutti i documenti dovranno essere pronti.

Indicativamente le tempistiche da ricordare sono le seguenti:

  1. Scadenza ministeriale.

La normativa stabilisce che 15 giorni prima della data di inizio del concorso a premi bisognerà inviare il CO1 al MiSE.

I 15 giorni antecedenti si devono contare dal primo giorno in cui il concorso è pubblicizzato.

Molto spesso la data di partecipazione (ossia quando i concorrenti cominciano effettivamente a partecipare) e quella di pubblicità coincidono ma, se si sceglie di effettuare della pubblicità al concorso prima della data di partecipazione, i 15 giorni saranno da considerarsi dal primo giorno di pubblicità.

  1. Tempi per la richiesta della fideiussione.

Per richiedere una fideiussione in media ci vogliono 5-10 giorni.

Al momento dell’invio del CO1 al MiSE è necessario avere a disposizione la fideiussione in bollo e con autentica notarile o la copia del deposito provvisorio versato.

Nel caso in cui il deposito fosse stato versato attraverso un bonifico bancario, è sufficiente la copia della contabile del bonifico.

  1. Stesura del regolamento.

I tempi di lavorazione per la stesura di un regolamento sono variabili ma possiamo farli coincidere con quelli per la richiesta della fideiussione.

Considerando le tempistiche illustrate, possiamo affermare che per l’organizzazione di un concorso bisognerà iniziare la lavorazione almeno 1 mese prima della data di inizio del concorso (o di pubblicità, se sarà effettuata prima).

Quanto costa la gestione di un concorso a premi?

I costi per la gestione burocratica di un concorso a premi sono riconducibili a:

  1. Consulenza concorsuale

Il costo per la consulenza concorsuale è il costo per la/il consulente, l’agenzia o l’avvocata/o che seguirà la pratica burocratica.

Parliamo di costi che ricomprendono la fattibilità dell’iniziativa, la stesura del regolamento, il supporto per la richiesta della fideiussione, lo svolgimento dei verbali di assegnazione e di chiusura, l’invio al MiSE del CO1 e del CO2 del concorso, etc.

  1. Camera di Commercio (CCIAA) o notaio

Sono i costi relativi alla CCIAA competente per territorio o al notaio, che si occuperà del verbale di assegnazione dei premi in palio e del verbale di chiusura.

Cosa significa competente per territorio? Significa che la CCIAA dovrà essere quella del comune in cui ha sede il soggetto promotore o il soggetto delegato. Se l’iniziativa si svolge in un terzo comune, come può avvenire ad esempio per un concorso legato all’inaugurazione di un punto vendita con partecipazione sul posto, la CCIAA competente per territorio sarà quella presente nel comune del punto vendita.

  1. Richiesta della fideiussione. Si rimanda all’articolo dedicato per approfondire i costi relativi alla richiesta della fideiussione .

Oltre ai suddetti costi, che sono legati alla parte burocratica del concorso a premi, bisognerà prevedere i costi legati alla meccanica concorsuale, come possono essere quelli relativi allo sviluppo di applicazioni, al software di partecipazione e alla stampa dei tagliandi Gratta & Vinci.

Infine, ci saranno i costi relativi all’acquisto dei premi e alla loro spedizione.

Quali sono gli adempimenti fiscali nei concorsi a premi?

Un ultimo costo da prevedere con anticipo è quello riconducibile agli adempimenti fiscali.

In linea generale, per un concorso a premi rivolto ai consumatori finali, gli adempimenti fiscali saranno:

  • IVA indetraibile sulle fatture di acquisto dei premi (o versamento dell’imposta sostitutiva pari al 20% per tutti quei premi sui quali non grava l’IVA).
  • Ritenuta IRPEF che ammonta al 25% del valore del montepremi al netto dell’Iva o dell’imposta sostitutiva dovuta.

Conclusioni

L’organizzazione di un concorso a premi prevede adempimenti precisi e scadenze fissate dalla normativa vigente. La mancanza di questi requisiti espone il promotore alle relative sanzioni e pertanto è bene affidarsi sempre a figure competenti, con una profonda conoscenza della normativa vigente, per l’organizzazione di un concorso.

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